Kako poimenovati datoteke oziroma zakaj FINAL FINAL FINAL ni rešitev.

Jure Skubic

moja datoteka FINAL FINAL KONČNA ZADNJA TO JE TO AMPAK ŠE NI FINAL.psd

 

Če bi rekel, da moje datoteke niso nikoli izgledale tako, bi se zlagal. Prepričan sem, da se je vsak, ki dela v pisarni z računalnikom, že kdaj srečal s kupom datotek, ki naj bi sledile sosledju ampak v resnici si s sistemom, zastavljenim na začetku, ni mogel pomagati. Datoteke s poimenovanji končna, final, zadnja; po možnosti še kombinacije teh pelje do nejasnosti, ko potrebujemo zadnjo verzijo datoteke čez kakšen teden, mesec ali leto. Kako v tem kupu datotek najti pravo v vsakodnevni “norišnici”?

 

Želja po končni datoteki in opravljenem delu po navadi prevlada nad realnostjo, ko datoteka, ki smo jo ustvarili, ni zadnja. V Sloveniji imamo samo nekaj velikih podjetij, korporacij, ki uporabljajo različne sisteme in programe. Ti jim omogočajo sledenje datotek, verzij, poimenovanj, različnih popravkov v datotekah in podobno. Tisti, ki ta orodja uporabljajo, razumejo, zakaj so pomembna.

 

Veliko je majhnih podjetji, ki si sistemov in dragih licenčnih programov ne morejo ali nočejo uporabljati. Enostavna rešitev je dosledno poimenovanje datotek in sledenje z zaporedno številko, ki vas nič ne stane. Zahteva malo discipline in sistematičnosti.

 

Kaj s tem pridobimo:
– Točno zaporedje datotek
– Optimizirano iskanje
– Način arhiviranja
– Hitrejši workflow
– Lažje usklajevanje

 

Spodaj prilagam grafično strukturo poimenovanja

Kako poimenovanje izgleda.

 

Izhajam iz oblikovalskega stališča. Datoteke oziroma izvorne datoteke se po navadi hranijo skupaj z izvoznimi datotekami. To sicer ni nujno, je pa po mojem mnenju najbolj pregledno.

 

Oblikovalci se dnevno srečujemo z ogromno  slikovnega in tekstovnega materiala, poleg drugih datotečnih končnic različnih programov. Način ohranjanja zaporedja tako omogoča hitrejše lociranje datotek in poenostavlja vsakodnevno rutino.

 

Niste oblikovalec? Prilagam dober primer poimenovanja npr. Word datotek:

Na ta način je bolj jasno katera datoteka je zadnja, ostale služijo kot “backup” v primeru, da se vam zgodi najslabše tj. pokvarjena datoteka.

 

Verjamem, da ste se že srečali z napisi: “ERROR”, “File corrupt”, “Can not open file” itd. Na ta način lahko ostanete brez zadnjih nekaj ur dela, slednje zagate pa si nihče ne želi. Z zaporedno številko shranjevanja si ustvarjamo varnostne kopije, ki nas lahko odrešijo muk, ko naletimo na pokvarjeno datoteko, poleg tega je tudi vrstni red usvarjanja posameznega dokumenta bolj jasen.

 

Če se sistema resnično držite, lahko prek iskalnih vmesnikov operacijskih sistemov hitro locirate vse datoteke, ki vsebujejo specifična imena. Enako velja za vsa polja znotraj zapisanega sistema.

 

Primer: V iskalniku operacijskega sistema iščemo vse “DOPIS–e” (primer imena datoteke):

 

peterSP-projekt1-DOPIS-A4-00
Gitpool-projekt2-DOPIS-A3-00
odfotraprijatelj-email-DOPIS-800x1200px-00

 

Kaj se zgodi, če več ljudi dela z isto datoteko, si jo med seboj pošilja, nalaga na mrežo ali v prostor na oblaku?

 

Ko je potrebno ugotoviti, kdo je komu poslal katero verzijo, in katera verzija je zadnja, lahko nastane zmeda. Vsekakor je najboljši način predstavljen zgoraj saj je enostaven, če se ga držijo vsi, ki z datoteko upravljajo ali spreminjajo.

 

Prilagam alternativni primer kako dobro označevati datoteke z imeni avtorjev. Datoteka je še vedno pregledna, jo je lahko najti, hkrati pa še izvemo kdo jo je zadnji spreminjal.

Nasveti za personalizacijo poimenovanja.

Kaj napišete z velikimi in malimi črkami je stvar vašega dogovora. Pomembno je, da vsi v istem delovnem okolju uporabljate enako, velike in male črke v poimenovanju.

 

ime-projekt-DATOTEKA-dimenzija-zaporednaštevilka

 

ime-PROJEKT-DATOTEKA-dimenzija-zaporednaštevilka

 

IME-projekt-DATOTEKA-dimenzija-zaporednaštevilka

 

Upam, da sem vam prihranil kakšno uro stresa. Sistem je po izkušnjah relativno preprost ter omogoča izboljšanje delovnega procesa in dolgoročnega arhiviranja.

 

Pa srečno.

 

jure@newmoment.si